نرم افزار مدیریت منابع انسانی تابان
نرم‌افزار منابع انسانی و کارگزینی تابان، یک سیستم جامع و یکپارچه برای مدیریت الکترونیکی و کارآمد فرآیندهای مرتبط با کارکنان در سازمان‌ها است. این راهکار امکانات گسترده‌ای از جمله مدیریت دقیق اطلاعات پرسنلی، صدور خودکار و محاسبه پیچیده انواع احکام کارگزینی و حقوقی، کنترل حضور و غیاب و مرخصی‌ها، و ایجاد بایگانی الکترونیکی کامل برای اسناد کارکنان را ارائه می‌دهد. تابان با هدف افزایش دقت، کارایی و انطباق با قوانین، ضمن سرعت بخشیدن به عملیات روزمره، ابزارهای گزارش‌گیری لازم برای تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران منابع انسانی را فراهم می‌سازد.
دریافت دموی رایگان و خریدمدیریت اطلاعات پایه و ساختار سازمانی
این بخش به تعریف و نگهداری اطلاعات بنیادی سازمان و کارکنان می‌پردازد.
تعریف ساختار سازمانی
این قابلیت به مدیران سیستم اجازه می‌دهد تا شاکله رسمی سازمان را در نرم‌افزار پیاده‌سازی کنند. با تعریف دقیق واحدهای سازمانی (مانند معاونت‌ها، ادارات، بخش‌ها)، انواع پست‌های سازمانی (مانند مدیر، کارشناس، کارمند) و ترسیم چارت سازمانی، می‌توان سلسله مراتب گزارش‌دهی، گردش کارها و دسترسی‌ها را به درستی مدیریت کرد. تعیین چارت فعال نیز برای سازمان‌هایی که ممکن است ساختارهای مختلفی داشته باشند (مثلا در حال گذار) اهمیت دارد.
طبقه‌بندی مشاغل
این امکان به سازمان کمک می‌کند تا مشاغل مختلف را بر اساس ماهیت، وظایف، مسئولیت‌ها و شرایط احراز، در گروه‌های مشخصی مانند رسته (مانند اداری، فنی، آموزشی) و رشته شغلی (مانند حسابداری، مهندسی مکانیک، کارگزینی) دسته‌بندی کند. تعریف محل خدمت نیز امکان مدیریت کارکنان در جغرافیاهای مختلف را فراهم می‌سازد. این طبقه‌بندی اساس بسیاری از فرآیندهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و مسیر شغلی است.
اطلاعات پایه پرسنلی
در این بخش، اطلاعات اولیه و استانداردی که برای شناسایی و طبقه‌بندی کارکنان لازم است، تعریف می‌شود. به عنوان مثال، انواع مدارک تحصیلی (از دیپلم تا دکتری) و رشته‌های تحصیلی مرتبط با مشاغل سازمان در سیستم تعریف می‌شوند تا هنگام ثبت اطلاعات کارکنان، از داده‌های استاندارد و یکسان استفاده شود و امکان گزارش‌گیری دقیق بر اساس سطح و رشته تحصیلی فراهم گردد.
قوانین و وضعیت‌ها
این قابلیت امکان تعریف دقیق انواع وضعیت‌های استخدامی کارکنان (مانند رسمی قطعی، رسمی آزمایشی، پیمانی، قراردادی، کارگری دائم/موقت) و انواع قراردادهای ممکن را فراهم می‌کند. هر وضعیت استخدامی می‌تواند قوانین، مقررات، مزایا و تعهدات خاص خود را داشته باشد (مانند سقف مرخصی، نحوه محاسبه سنوات، شمولیت بیمه). تعریف دقیق این موارد برای محاسبات صحیح و رعایت الزامات قانونی ضروری است.
ثبت اطلاعات جامع کارکنان
این بخش هسته اصلی مدیریت اطلاعات پرسنل است و به کاربر اجازه می‌دهد تا تمامی اطلاعات مربوط به یک کارمند، از مشخصات فردی و شناسنامه‌ای گرفته تا اطلاعات تماس، آدرس، سوابق تحصیلی، سوابق کاری داخلی و خارجی، اطلاعات افراد تحت تکفل (مانند فرزندان برای محاسبه حق اولاد یا بیمه تکمیلی) و سوابق استخدامی ثبت شده در سیستم را در یک پرونده الکترونیکی واحد نگهداری کند. این کار دسترسی سریع و متمرکز به اطلاعات را ممکن می‌سازد.
مدیریت قوانین
با توجه به تغییرات احتمالی در قوانین کار، تامین اجتماعی، مالیات و سایر مقررات مرتبط با کارکنان در طول زمان، این قابلیت به سازمان اجازه می‌دهد تا متن و سابقه این قوانین را به تفکیک سال یا تاریخ اجرا در سیستم ثبت و نگهداری کند. این امر به حصول اطمینان از انطباق فرآیندهای جاری با آخرین الزامات قانونی و همچنین امکان مراجعه به قوانین گذشته در صورت نیاز، کمک می‌کند.
مدیریت احکام و جبران خدمات
تمرکز این بخش بر مدیریت فرآیندهای صدور حکم، محاسبات حقوقی و مزایا است.
تعریف اجزای حکم
حکم کارگزینی یا قرارداد، شامل آیتم‌های متعددی است که وضعیت حقوقی و مالی کارمند را مشخص می‌کنند. این قابلیت به مدیران اجازه می‌دهد تا انواع این آیتم‌ها (مانند حقوق پایه، حق جذب، فوق‌العاده شغل، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار و...) و شرح‌های استاندارد برای انواع احکام (مانند حکم استخدام اولیه، حکم ترفیع، حکم تغییر شغل) را تعریف کنند تا در زمان صدور حکم، از این تعاریف استاندارد استفاده شود.
موتور محاسباتی قدرتمند
یکی از پیچیده‌ترین بخش‌های کارگزینی، محاسبه دقیق آیتم‌های حقوقی بر اساس قوانین و فرمول‌های متعدد است. این قابلیت به سیستم اجازه می‌دهد تا فرمول‌های محاسباتی بسیار پیچیده را برای هر آیتم حکمی تعریف کند. این فرمول‌ها می‌توانند وابسته به سایر آیتم‌ها، سوابق فرد، گروه شغلی، تاریخ استخدام یا تاریخ اجرای حکم باشند، که این انعطاف‌پذیری، دقت محاسبات و خودکارسازی فرآیند تعیین حقوق و مزایا را تضمین می‌کند.
مدیریت جداول حقوقی
بسیاری از آیتم‌های حقوقی بر اساس جداول استاندارد تعیین می‌شوند (مانند جدول حداقل دستمزد، جدول پایه سنوات، جدول حق مدیریت بر اساس سطح پست، جدول حق ایثارگری بر اساس درصد جانبازی و...). این قابلیت امکان ورود، نگهداری و به‌روزرسانی این جداول مرجع را در سیستم فراهم می‌کند تا محاسبات آیتم‌های حکمی به صورت خودکار و بر اساس آخرین مقادیر مصوب انجام شود.
محاسبات خودکار
این ویژگی بار کاری واحد کارگزینی را به شدت کاهش می‌دهد. سیستم می‌تواند به صورت خودکار و بر اساس قوانین تعریف شده (مانند آیین‌نامه‌های دولتی یا داخلی)، زمان و شرایط ارتقاء رتبه یا طبقه شغلی کارکنان را تشخیص داده و محاسبات لازم را انجام دهد. همچنین، محاسبه دقیق سنوات خدمت قابل قبول و تجربه کاری مرتبط برای هر کارمند به صورت اتوماتیک انجام می‌شود که در تعیین پایه سنواتی و سایر مزایا کاربرد دارد.
صدور احکام
پس از انجام محاسبات و تعیین آیتم‌های حکمی، سیستم امکان صدور حکم کارگزینی را به صورت رسمی فراهم می‌کند. این کار می‌تواند برای یک فرد خاص یا به صورت گروهی (مثلاً برای تمام کارکنانی که مشمول افزایش حقوق سالانه می‌شوند) انجام شود. سیستم می‌تواند فرمت چاپی حکم را مطابق با استانداردهای لازم (مانند طرح نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت) تولید کرده و سابقه تمامی احکام صادره برای هر فرد را نگهداری کند. این قابلیت برای پرسنل با انواع قراردادها (رسمی، پیمانی، قراردادی، کارگری) قابل استفاده است.
انگیزشی
علاوه بر حقوق و مزایای ثابت، سازمان‌ها ممکن است پرداخت‌های انگیزشی متغیری نیز داشته باشند. این قابلیت امکان تعریف گروه‌های تشویقی مختلف (مثلاً بر اساس عملکرد، پروژه‌های خاص، یا مناسبت‌ها) و قوانین مربوط به آن‌ها را می‌دهد تا بتوان پرداخت‌های تشویقی را به صورت هدفمند و سیستماتیک مدیریت کرد.
مدیریت عملکرد و آموزش
این قابلیت‌ها به ارزیابی و توسعه کارکنان کمک می‌کنند.
ارزشیابی
این قابلیت به سازمان کمک می‌کند تا فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان را به صورت ساختاریافته مدیریت کند. امکان تعریف دوره‌های زمانی ارزیابی (مثلاً سالانه یا شش‌ماهه)، شاخص‌های ارزیابی و فرم‌های مربوطه وجود دارد. نتایج ارزیابی‌ها می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های مربوط به پاداش، ترفیع و نیازهای آموزشی کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.
آموزش
توسعه مهارت‌های کارکنان برای سازمان‌ها حیاتی است. این بخش امکان ثبت دوره‌های آموزشی که هر کارمند گذرانده است (اعم از داخلی یا خارجی)، به همراه جزئیاتی مانند تاریخ، مدت، برگزارکننده و نمره کسب شده را فراهم می‌کند و به نوعی شناسنامه آموزشی الکترونیکی برای فرد ایجاد می‌کند. همچنین، امکان ثبت امتیازات مربوط به مدارک تحصیلی مختلف (که ممکن است در نظام‌های ارتقاء شغلی تاثیرگذار باشد) نیز وجود دارد.
مدیریت مرخصی
ابزارهای لازم برای مدیریت درخواست‌ها و سوابق مرخصی کارکنان.
تعریف و ثبت
این زیرسیستم به مدیریت کامل فرآیند مرخصی می‌پردازد. ابتدا انواع مرخصی‌های مورد استفاده در سازمان (مانند استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق، آموزشی، ساعتی) با قوانین مربوط به هر کدام تعریف می‌شود. سپس کارکنان می‌توانند درخواست‌های مرخصی خود را ثبت کرده و این درخواست‌ها پس از تایید مدیر مربوطه، در سوابق فرد ثبت و در محاسبات کارکرد لحاظ می‌شود.
مدیریت مانده
محاسبه دقیق مانده مرخصی استحقاقی هر کارمند و امکان انتقال باقیمانده آن (طبق قوانین سازمان) به سال بعد، یکی از وظایف مهم این بخش است. سیستم باید بتواند سقف مجاز مرخصی سالانه، میزان استفاده شده، میزان باقیمانده و میزان ذخیره شده از سال‌های قبل را برای هر کارمند محاسبه و نمایش دهد.
مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک
امکانات مربوط به نگهداری و دسترسی به مستندات پرسنلی.
پرونده الکترونیکی
این قابلیت امکان ایجاد یک پرونده دیجیتال کامل برای هر کارمند را فراهم می‌کند که در آن تمامی اسناد و مدارک مربوط به او (مانند کپی شناسنامه، کارت ملی، مدارک تحصیلی، قراردادها، احکام، گواهی‌نامه‌ها و...) به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شود. این کار علاوه بر کاهش نیاز به فضای بایگانی فیزیکی، دسترسی سریع، آسان و امن به مدارک را از هر کجا ممکن می‌سازد و امکان جستجوی پیشرفته در میان اسناد را فراهم می‌کند.
بایگانی اسناد
این بخش مکمل پرونده الکترونیکی است و امکان اسکن مستقیم اسناد کاغذی و ذخیره آن‌ها در پرونده مربوطه را فراهم می‌کند. همچنین می‌توان از این قابلیت برای آرشیو کردن اسناد عمومی سازمان مانند بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها استفاده کرد تا به راحتی قابل جستجو و دسترسی باشند.
گزارش‌گیری و تحلیل
ارائه دید مدیریتی از طریق گزارش‌های متنوع.
گزارش‌های استاندارد و پویا
ارائه اطلاعات پردازش شده در قالب گزارش، برای تصمیم‌گیری مدیران ضروری است. این نرم‌افزار هم گزارش‌های پرکاربرد و استاندارد منابع انسانی (مانند لیست حقوق، آمار پرسنلی، گزارش مرخصی‌ها، گزارش کارکرد) را ارائه می‌دهد و هم دارای یک ابزار گزارش‌ساز پویا است که به کاربران حرفه‌ای اجازه می‌دهد گزارش‌های کاملاً سفارشی با فیلترها و ستون‌های دلخواه خود ایجاد کنند.
خروجی‌ها
برای استفاده از داده‌ها در سایر نرم‌افزارها یا ارائه گزارش‌ها در فرمت‌های رایج، سیستم امکان تولید خروجی در قالب اکسل (Excel) را فراهم می‌کند. همچنین، قابلیت چاپ مستقیم اسناد مهم مانند احکام کارگزینی با فرمت استاندارد (مثلاً مطابق طراحی طرح نظام هماهنگ) و گزارش‌های خاص مانند گزارش کارکنان مشمول ارتقاء طبقه نیز وجود دارد.
یکپارچگی و امکانات سیستمی
قابلیت‌های مربوط به ارتباط با سایر سیستم‌ها و مدیریت خود نرم‌افزار.
ارتباط با سیستم حقوق و دستمزد
از آنجایی که اطلاعات احکام کارگزینی مبنای محاسبه حقوق است، وجود یکپارچگی بین این دو سیستم بسیار مهم است. این قابلیت به نرم‌افزار تابان اجازه می‌دهد تا اطلاعات لازم برای محاسبه حقوق (مانند آیتم‌های حکمی، کارکرد ماهانه) را به صورت خودکار از طریق شبکه یا فایل به نرم‌افزار حقوق و دستمزد ارسال کند، که این امر از ورود مجدد داده‌ها جلوگیری کرده و احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
ورود اطلاعات
در شرایطی که نیاز به ثبت یا به‌روزرسانی اطلاعات تعداد زیادی از احکام به صورت همزمان باشد (مثلاً هنگام اعمال افزایش حقوق سالانه)، این قابلیت امکان ورود داده‌ها از طریق یک فایل اکسل با فرمت مشخص را فراهم می‌کند که باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان می‌شود.
امکانات مدیریتی
هر نرم‌افزار جامعی نیازمند ابزارهای مدیریتی برای راهبری و نگهداری سیستم است. این بخش معمولاً شامل مواردی مانند مدیریت کاربران و سطوح دسترسی آن‌ها، تنظیمات کلی سیستم، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات و سایر ابزارهای کنترلی برای راهبران سیستم می‌باشد.